連合三田会大会 実行委員募集

皆様お元気ですか? 120三田会事務局長の渡辺卓平です。

早いもので、2004年の卒業25周年大同窓会からあっという間に4年が経ち、なんと来年は卒業30周年の節目、いよいよ連合三田会大会を主幹事として運営する当番年となります。

連合三田会大会とは毎年秋に日吉キャンパスで行われる大規模な同窓会で、講演会やシンポジウム、コンサートが催される他 、豪華賞品があたる「福引抽選会」など多彩なアトラクションが用意され、毎年一万数千人の来場者があります。そして、その準備のため、1年以上前から当番学年によるボランティア活動が始まります。

つきましては、2009年は10月18日(日)に連合三田会大会を開催する予定ですので、当日もしくは事前にお手伝いいただける方を募集したいと思います。 卒業30周年、主体となって活躍する場としては母校への最後の御奉公となりますので、連合三田会大会に参加し、思い出を作り、楽しい時間を共有しましょう。

お時間の関係から当日のみのお手伝い、事前準備段階からお手伝いできる方とそれぞれかと思いますが、是非とも出来る範囲での最大限のご協力をお願いいたします。

総務本部

全体の取りまとめです。各部会間の調整、全体会議の招集、連合三田会・塾・関係機関との連絡、広報活動、実行委員の名簿管理、大会券・チラシ・パンフレットの印刷、ホームページ作成、実行委員ジャンパーの製作のほか、当日の本部機能も主たる業務です。

大会券部会

大会の主な収入源となる大会券の販売を担当します。約2万シートのうち各三田会に大半の販売をお願いし、残りを年度幹事(110、120,130,140)が担当します。
学年毎、各学部から中心となる「学部ヘッド」が選出され、卒業時のクラス毎に委員を決めて販売促進をお願いしますが、実際には販売形式は自由です。役割上、大会前の活動が中心となります。 実際に大会券が配布されるのは2009年4月末で、これ以降、大会券の受渡し、速やかな代金回収(振込み方式採用予定)をすることが具体的な作業です。
できるだけ多くの大会券を販売するために、4月までになるべく多くの方々に実行委員として協力をえるよう依頼して委員を拡大することが販売力アップとなります。 また、大会当日も外部参加者へ当日券の販売も仕事の一部です。
どの部会に所属する方々も全員が「実行委員」であり、大会券実行委員も兼ねて活動していただければ幸いです。

記念品部会

来場者には大会券と引き換えに記念品を差し上げています。2シート用、1シート用、1チケット用で何種類かの記念品を用意します。また、最近の傾向をみて5シートの記念品作成も考えます。事前活動が主ですか、当日 の受付で交換する記念品管理も役割です。

福引部会

大会券に印字されている番号により抽選で商品か当ります。K賞、E賞、I賞(下2ケタ)、O賞(下1ケタ)。協賛企業から商品を集めます。協賛金を出していだける企業もあります。 大会直前に各賞を仕分けして袋詰めし、会場へ輸送します。例年は三越の物流に依存しています。 協賛・寄贈のお願いなど営業活動 から事務関連業務・大会当日の抽選会の運営など多岐に渡る仕事です。

イベント部会

来場される皆様にお楽しみいただけるよう、キャンパス内の各施設で各種イベントを開催します。そのイベント内容の企画・制作、タレント・出演者・機材などの手配、当日の実施運営が主な仕事です。

接待部会

来賓および卒業50年招待者約300名)の接待が主な仕事なので大会当日の業務です。仕事柄女性中心の人選となりましょう。

会場設営部会

受付や模擬店などのテント、オーロラビジョン、各三田会やイベントへの教室の貸しだし、会場の動線管理などか主な役割で一部力仕事もあります。

模擬店部会

記念館前広場に設置される模擬店(飲食、物販)の募集・管理が主たる役割です。出店者から場所使用料をいただいています。

受付部会

大会当日、大会券と商品この交換が主な仕事です。入場者数のカウントもこの部会です。キックオフバーティー、キックダウンパーティーの受付けもお願いしています。役柄上、女性が好ましいです。

救護部会

当日は15,000~20,000名の入場が見こまれるので中には気分か悪くなったり、急病者が出ることも予想されます。それらの方々のための応急手当が主な仕事ですから、医学部出身者が委員となります。

経理部会

予算の策定、収入支出管理、収支決算書の作成が主な業務です。大会終了後も決算が締まるまで仕事か残ります。


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